Organiser arrangementer som en profesjonell

Av APSIS

2016-05-18

Set Up Events Like This Snazzy Waiter

Har du noen gang vært på en konferanse der det virket som om alt var perfekt? Talerne snakket nøyaktig så lenge som de skulle, workshops var enkle å finne, til og med minglingen med andre fagfolk var lettere enn vanlig. Og maten smakte godt!

Hvis du skulle ta en prat med en av arrangørene av konferansen, og spørre hva hemmeligheten deres var, ville de nok fortalt deg om hvor mye tid, krefter og ressurser de har brukt for å sette sammen et slikt arrangement. De kan også fortelle deg om den magiske ingrediensen som alle med de beste arrangementene bruker: en plattform for event-håndtering.

Uansett hva arrangementet er, vil det alltid innebære en lang liste over gjøremål.

Bak ethvert arrangement er det en lang liste med gjøremål
Selv arrangørene av arrangementer som mindre kurs og seminarer, må registrere deltakerne, sende dem tidsplaner og oppdatere dem innimellom. Og ikke for å snakke om preferanser for matservering og siste-liten-beregninger! Alt dette er også før selve arrangementet, hvor de som organiserer det hele er ansvarlig for å sjekke inn alle gjestene og passer på at de har alt de trenger.

Større arrangementer, som messer og konferanser, gjør alt dette, men med mange flere mennesker. Dette betyr store mengder med administrasjon (spesielt hvis du bruker excel-ark til å holde oversikt over alt) og potensielle problemer. Ikke rart at arrangement-koordinatorer ofte snapper etter luft på slutten av et større firma-arrangement!

You Need This To Organise Events Too

 

Bruk plattformer for event-håndtering
Dette er hvor event-verktøyet kommer inn i bildet. Disse praktiske løsningene gjør at arrangørene sparer tid og ressurser ved å automatisere alle sine elektroniske invitasjoner, registreringer og oppdateringer i sanntid, og samle dem i én enkelt plattform. Noen av disse plattformene kan også integreres med eksisterende programvare for e-postmarkedsføring, slik at du kan administrere alle listene og hendelsene på ett sted. Som vår egen løsning for event-håndtering, APSIS Pro Event: Dette er en forlengelse av vår APSIS Pro løsning for e-postmarkedsføring, og verktøyet lar deg opprette og planlegge alle e-postinvitasjoner, og deretter enkelt redigere dem i samme plattform.
 

Et vanskelig valg – eller?
Du tenker kanskje: "Vent, jeg organiserer også arrangementer! Burde jeg også se nærmere på et event-håndteringsverktøy? "Vårt oppriktige svar på dette spørsmålet er et rungende ja, men det starter med å definere dine egne behov som arrangør. Det er mange løsninger der ute, med ulike fordeler og utfordringer. Trikset er å finne det som fungerer best for dine individuelle behov som arrangør, enten du holde arrangementer årlig eller månedlig. Er du seriøs når det gjelder å velge en event-håndteringsplattform, kan du ta en nærmere titt på arrangementskalenderen din først. På denne måten finner du ut av hva du har behov for, og deretter kan du velge et verktøy som passer for deg.


For å gi deg et personlig eksempel: Her i APSIS bruker vi APSIS Pro Event for å administrere alle våre eksterne hendelser, fra mindre kurs og workshops til vår internasjonale EME-konferanse, fordi det er svært tilpasningsdyktig til ulike typer arrangementer og publikum. Men det er bare ett av flere eksempler som vi kan komme på i farten.
 

Den gylne regel for arrangementshåndtering
Til syvende og sist er det viktigste spørsmålet en arrangør må stille seg selv: Hva vil jeg? Ønsker jeg å forbedre arrangementene mine, eller fortsette på samme måte som jeg har gjort hittil? Ønsker jeg å automatisere arrangementsflyten, eller personifisere kommunikasjonen? Ønsker jeg at gjestene mine skal motta det riktige budskapet til riktig tid? Når man har svaret, trenger man bare å handle deretter. Event-verktøyet gjør resten.
 

Vil du lære mer om plattformer for event-håndtering? Hvorfor ikke bestille en ”live online tour” av den oppdaterte APSIS Pro Event løsningen vår for å se hvordan den fungerer? Det vil definitivt hjelpe deg til å gjøre deg opp en mening!