Kunsten å lage en tiltalende innbydelse til en spørreundersøkelse

Av APSIS

2015-03-05

Ved å utforme innbydelsen på en smart og tiltalende måte kan du få respondentene dine til å være med og svare på undersøkelsen din. Deres medvirkning er av stor verdi for at du skal få et så fullstendig bilde som mulig av det du undersøker. Dette skal du tenke på når du utformer innbydelsen:

Gjør innbydelsen kort

Innbydelsen skal være kort og enkel. Skriv personlig, lettlest og inspirerende. Et tips når anonymitet ikke er viktig er å innlede med Hei og deretter ”flette inn” respondentens navn (Hei ##respondentens_navn##). I den løpende teksten skal du deretter tiltale dine respondenter med du, ikke De. Det gir en personlig og vennskapelig opplevelse. Du snakker til en person, ikke glem det.

La innbydelsen få en fristende overskrift

Overskriften skal gi en umiddelbar informasjon om hva undersøkelsen handler om. Dette er spesielt viktig når du foretar undersøkelser via Internett. Unngå ord som kan oppfattes som spam. La gjerne firmanavnet ditt være med i overskriften, spesielt ved internettundersøkelser.

Fortell hvorfor du foretar undersøkelsen

Det er viktig for respondentene dine å vite hvorfor du gjør undersøkelsen, så vel som hva den kommer til å føre til. Hvis dette budskapet ikke er tydelig kommer mange til å la være å svare. Respondentene dine må føle at deres innsats kommer til å føre til noe som påvirker dem. Mottakerens første spørsmål er ofte: Hvordan kommer denne undersøkelsen til å skape verdi for meg i fremtiden?

Poengter at undersøkelsen er kort

Vanligvis er vi vant til at undersøkelser er lange og sløser bort tiden vår. Derfor havner de rutinemessig i papirkurven. Gjør det til et poeng at undersøkelsen ikke er lang. Fortell respondentene dine tidlig at det er en kort undersøkelse som tar maks. fem minutter å fylle ut. Vær alltid ærlig med anslått tid og lengde.

Gi noe tilbake til dem som har svart

Respondentene dine har like dårlig tid som du har. Gi dem noe tilbake for at de bruker av sin tid for å hjelpe deg. Fortell allerede i innbydelsen hvordan de tjener på å være med i undersøkelsen. De som svarer kan få en gave, rabatt ved neste kjøp eller lignende. Vær tydelig på at du skiller prosessen knyttet til tilbudet fra svarene i undersøkelsen, slik at man kan være anonym i undersøkelsen selv om man velger å benytte seg av tilbudet.

Sett en sluttdato for undersøkelsen

Gi respondentene en sluttdato. Det skaper en tydelig innramming, samt en oppfattelse av undersøkelsens omfang.

Informer om hvordan resultatet vil bli presentert

De aller fleste som skal delta i en undersøkelse vil vite hvordan og når resultatet vil bli presentert. Angi, om mulig, en nøyaktig dato for dette. Gi gjerne mulighet for å ta del i resultatet på forskjellige måter, f.eks. brev, e-post eller en hjemmeside.

Legg ved kontaktopplysninger

Sørg for å ha med kontaktopplysninger! Dette er en oppfordring fra ESOMAR (som driver regulering innenfor undersøkelsesområdet), og det kommer til å bidra til at undersøkelsen din oppfattes som mer seriøs. Legg ved kontaktopplysninger til kontaktpersonen som står bak undersøkelsen. Åpne for å kunne kontakte denne personen for eventuelle spørsmål eller kommentarer. Unngå å underskrive bare med avdeling og firmanavn.

Fortrolighet og anonymitet

Fortell om hvor og hvordan svarene kommer til å bli brukt. Gi respondentene tilbud om å delta anonymt i undersøkelsen. De som ikke vil være anonyme må føle seg trygge med sitt valg. La også kundene vite hvordan personopplysningene deres lagres. Det er av svært viktig å fortelle kundene om din integritets- og anonymitetspolicy.

Nei takk til kommende undersøkelser

Ikke tving respondentene til å ta imot fremtidige undersøkelser. Gi dem isteden en mulighet til å takke nei til slike. Et tips er å la kundene gjøre dette via et skjema på hjemmesiden din, eller via en lenke i e-postinnbydelsen.

Til slutt, ikke glem de grunnleggende suksessfaktorene for en god åpningsfrekvens for en e-postmelding:

• send brevet ditt på riktig tidspunkt
• ha en lokkende emnelinje
• ditt renommé som avsender av meldingen.

Sørg også for at innbydelsen din fungerer i de aller mest vanlige e-postklientene, slik som Gmail, Hotmail, Outlook 2003 og 2007, Lotus Notes med flere. En innbydelse som ikke kan leses i de vanligste klientene kan komme til å påvirke svarfrekvensen negativt.

Sammendrag

  • Lag en attraktiv og fristende innbydelse
  • Fortell om formålet med undersøkelsen og informer om hvor lang tid det tar å gjennomføre den
  • Oppgi kontaktinformasjon
  • Inkluder anonymitetsinformasjon.
  • Test din innbydelse i forskjellige e-postklienter før utsendelsen foretas