E-post-etikette for markedsførere

Av APSIS

2015-03-05

Hvordan man skriver et brev er alltid et aktuelt spørsmål. Hvordan skal man nå frem til rett mottaker med det rette budskapet og hvordan finner man ut at brevet har ønsket effekt?

Hver gang du setter deg ned for å komponere et brev må du ta tak i de samme utfordringene, enten du skal sende det til én person eller 10.000.

Likevel forholder du deg sannsynligvis ulikt til teksten, avhengig av om du skal sende det til dine nærmeste kolleger eller om du skal fortelle om selskapets nyeste produktlansering i et nyhetsbrev. Selvsagt er det forskjeller – men de er kanskje ikke så store som man skulle tro. Her følger noen eksempler på situasjoner og noen tanker om hva som er riktig og galt:

Tidspunkt for utsendelse (Tenk først)

Privat er det relativt enkelt å finne det rette tidspunktet for utsendelse. Når du sender en e-post har du som regel en sak som krever et svar eller en reaksjon. Du sender ganske enkelt det du har tid og mulighet til, og du får som regel et relativt raskt svar fra kolleger eller forretningsforbindelser. Man vet intuitivt når sjansen for å nå frem er størst.

Når du sender ut et nyhetsbrev, sender du det i blinde. Ved å gå gjennom trafikkstatistikken for tidligere utsendelser må du forsøke å avlede hvilke tidspunkt som er de beste.

For private brev gjelder det å aldri sende noe i affekt. Det vil si at om du er opprørt eller sint er det en dårlig idé å sende det umiddelbart. La det ligge over natten og les igjennom det du har skrevet en gang til. For nyhetsbrev er det lurt å tenke på samme måte. Ofte stresser man for å nå deadline, og det er nettopp da man gjør feilene man ikke vil at skal synes. Forsøk å planlegge så du har tid til å ta en siste gjennomgang og la gjerne en utenforstående lese korrektur.

Målgruppen – privat eller offentlig

Et privat brev er et privat brev. Det er stor forskjell på å få et brev som er stilet til meg som person, fremfor via en fellesmail. Du kan sammenligne med den forskjellen det er å få et papirbrev i posten, fremfor å lese et oppslag på en informasjonstavle. Forskjellen på det private og det offentlige er blitt visket ut i takt med at sosiale medier har økt sin betydning. En rekke tjenester som gjør det mulig å dele informasjon har vokst frem, tjenester som gjør at vi lever store deler av livene våre i en slags offentlighet.

Vi har tidligere tatt opp hvor stor forskjell det kan være mellom allmenne nyhetsbrev og personlige transaksjonsbeskjeder. Andelen åpnede brev kan øke fra omkring 30 prosent til 70 prosent når graden av personlig kommunikasjonen øker. Gjør derfor det du kan for å være så personlig som mulig, både når det gjelder interne brev i bedriften og eksterne nyhetsbrev.

Stilnivå

Jo bedre du kjenner noen, jo mer slurvete kan du være. Det går bra å være en smule utydelig fordi den som leser kjenner deg, vet hvordan du pleier å skrive og fyller ut hullene selv.
Når du sender noe til en du ikke kjenner eller når du sender nyhetsbrev som representerer din bedrift, er en slapp og utydelig stil helt klart negativt. Tenkt på at det ikke dreier seg om å være kjedelig. Det dreier seg om å være tydelig.

Sender du brev til andre land enn Norge er det muligens enda vanskeligere å finne riktig stilnivå. Spar det personlige og spøkefulle til dere møtes ansikt til ansikt – og hold stilen i den elektroniske kommunikasjonen.