Alt om avvisninger

Av APSIS

2016-02-12

Har du noen gang tenkt over koblingen mellom avviste e-poster og egen leveringsgrad? (Hint: Den er sterkere enn du kanskje trodde.)

APSIS Blog: All about that bounce

 

Avvist e-post er ikke bra for deg og din bedrift. Det gir deg mindre tro på e-postmarkedsføring, og påvirker ditt omdømme som avsender hos leverandørene av nettjenester, som for eksempel Gmail og Yahoo.

Man kan si at leverandørene av nettjenester er som elefanter: De glemmer aldri. I stedet overvåker de deg nøye, fordi de vet at du ikke har kontroll over e-postlistene dine.

Den gode nyheten om avvisninger? Det er mulig å håndtere dem – i hvert fall hvordan de påvirker leveringsgraden din. Hvis du følger nøye med på detaljene i rapportene du mottar (bl.a. avvisninger eller mengde med avmeldinger), vil du finne årsaken til hver avvisning og kunne iverksette mottiltak.

Avvisninger kan faktisk også bety nye leads for deg, men dette forteller vi deg mer om senere.

Hva er en avvisning?
Innen digital markedsføring defineres en avvisning som "en e-post som ikke kan leveres til adressen i meldingsfeltet "Til"".  Som tidligere nevnt kan leverandørene av nettjenester svarteliste avsendere som har oppført seg dårlig (dvs. sendt e-post til ugyldige eller passive e-postadresser over lengre tid). Derfor er det ekstra viktig å holde styr på avvisninger i e-postrapportene du mottar. Særlig fordi det finnes en historikk med at kommersiell e-post også blir sendt til ugyldige adresser, noe som gjør at tjenesteleverandørene danner seg en negativ oppfatning av ditt domene. Og som medfører at de blokkerer dine utsendelser eller leverer dem til spam-mappen -  som igjen fører til negativ oppfatning i alle ledd.

Finnes det ulike typer avvisninger?
Ja, absolutt. Vi kan dele avvisninger i tre store grupper: harde, myke og tekniske avvisninger. Harde avvisninger skyldes permanent mislykket levering (f.eks. ugyldige domener, ugyldige mottakeradresser eller lukkede kontoer der mottakerne ikke eksisterer og/eller adressene er feilstavet). Myke avvisninger skyldes derimot en midlertidig feil hos mottakeren – som oftest at innboksen er full.  De tekniske avvisningene forekommer når en server svarer, men kommunikasjonen ikke fungerer.

Harde avvisninger: Hva bør du se etter?

Harde avvisninger er de verste å hanskes med. De skyldes gjerne ugyldige e-postadresser eller e-postservere som er umulige å nå. Eller at noen skifter e-postadresse fordi de har fått ny jobb, giftet seg eller har gått lei av sin nåværende tjenesteleverandør. Fra en teknisk synsvinkel er imidlertid harde avvisninger vanligst når:

  • Domenenavnet bak abonnentens e-postadresse ikke eksisterer.
  • Domenet eksisterer, men adressen er ikke registrert der.
  • E-postkontoen er blitt nedlagt fordi den ikke har vært aktiv på en lang stund.
  • Det var en skrivefeil i domenenavnet eller abonnentens navn – eventuelt begge deler.

Av alle avvisninger er det helt klart harde avvisninger som påvirker ditt omdømme som avsender mest. Hvorfor? Fordi at om du ikke rydder opp, men fortsetter å sende e-post til disse ikke-eksisterende adressene gang på gang, forteller du egentlig leverandørene av nettjenester at du ikke har peiling på det du driver med. Du tar ikke ansvar for fotsporet du setter i din e-postmarkedsføring. Og ettersom alt kan spores, går ingenting ubemerket hen hos tjenesteleverandørene. Uansett årsak til de harde avvisningene, må du fjerne alle fra listen hvis de fortsetter å forekomme. I APSIS Pro anbefaler vi at de fjernes automatisk etter tre utsendelser.

APSIS Blog: What can bounces do for our business?

 

Myke avvisninger: Fortsatt verdt å følge med på

Myke avvisninger signaliserer en midlertidig feil ved leveringen. Det er ikke bra, men ikke nødvendigvis endelig. De forekommer når en e-post ikke kan leveres til en abonnents innboks fordi:

  • Innboksen er full (dette er den vanligste årsaken).
  • Serveren bak e-postadressen er for øyeblikket så opptatt at den ikke kan motta meldinger.

En full innboks høres harmløs ut, men dersom statistikken viser at dette er årsaken til de fleste myke avvisningene, kan det utvikle seg til å bli et leveringsproblem. Tenk på at mange personer ofte har mer enn én e-postkonto. Hovedkontoen er reservert for venner, familie og bedrifter de har tillit til. Får du nye e-postadresser gjennom konkurranser, spesialtilbud og lignende, kan du regne med at folk har oppgitt sin sekundære e-postadresse eller også en de bare har funnet på. Hvis en innboks er full, er det derfor all grunn til å undersøke dette nærmere. Husk også at en full innboks ofte er en nedlagt innboks, så det vil oftest være mest riktig å fjerne e-postadressene fra listen etter ca. syv utsendelser. Eller du kan forsøke en reaktiveringskampanje (mer info om dette her).

Tekniske avvisninger: Hvis du ikke lykkes første gang...
Denne siste typen avvisning er relativt enkel å forklare. Vi kaller det en teknisk avvisning når en server avviser e-posten du sender på grunn av en teknisk feil, for eksempel:

  • Serveren er midlertidig nede

Heldigvis sender leverandører av e-postverktøy som APSIS automatisk e-post på nytt i 48 timer etter en teknisk avvisning. Men hvis meldingen ikke leveres i løpet av denne tiden, blir den klassifisert som en myk avvisning.

Hva annet kan jeg gjøre?
Kontroll og fjerning av avvist e-post er naturligvis ikke det eneste alternativet du har. Du kan også kontakte de aktuelle abonnentene gjennom andre kanaler, eller få dem til å oppdatere adressene sine regelmessig ved hjelp av en reaktiveringskampanje. Får du en leverandør av e-postverktøy (f.eks. APSIS) til å registrere harde og myke avvisninger automatisk, blir alt straks litt enklere. Hvis du ønsker å håndtere avvisningene på et tidligere stadium, kan du gjennomgå taktikkene for å skaffe e-postadresser og om nødvendig endre disse, ettersom de har en sterk innvirkning på din listehygiene.

Som tidligere nevnt kan avvisninger også bety nye leads, og det eneste som skal til, er litt oppfølging fra din side. Hva med alle "Out of Office"-meldingene du mottar? Oftest er disse aktivert av personer som er på ferie eller er sykemeldt, men de kan også være fra personer som har skiftet jobb og inkluderer en ny e-postadresse, eller e-postadressen til personen som overtok jobben etter dem. Ser du nærmere på disse meldingene, kan det gi deg mange nye leads med et minimum av innsats.

Avvisninger har vært (og vil fortsatt være) en del av e-postmarkedsføringen. Det er det ingen tvil om. Trikset er å redusere antallet avvisninger gjennom ovennevnte tips, og dermed skaffe seg en høy stjerne hos leverandørene av nettjenester. Ditt omdømme som avsender vil absolutt tjene på dette. Er du i tvil? Bare prøv og se!

Vil du vite mer om leveringsgrad? Send oss et par ord, så tar vi en prat!