Åtte råd om e-post og intern kommunikasjon

– slipp kreativiteten løs og bygg lagånd

Vi vet selvsagt at du allerede benytter e-post til intern kommunikasjon. I denne artikkelen vil vi ta opp hvordan du kan benytte deg av kollektive utsendelser for å effektivisere, styrke og fornye din interne kommunikasjon. Det spiller ingen rolle om dere er 10 ansatte eller 10.000 – det er alltid rom for nyhetsbrev og andre former for kollektive og/eller individuelt tilpassede utsendelser.

1. Ha et formål, la ikke e-post bli en søppelkanal med dårlig rykte

Den enes søppel er ikke den andres gull. I hvert fall ikke når det gjelder intern informasjon. Gjør ikke den feilen å pøse ut halvinteressante artikler og policydokumenter i din interne e-post-kommunikasjon – ”bare fordi”.

Som i all annen kommunikasjon – intern så vel som ekstern – må du ha et klart mål. Hvordan bør du benytte e-posten til intern kommunikasjon? Bør du kanskje lage en elektronisk versjon av internavisen? Bør du øke informasjonsutvekslingen mellom avdelinger? Eller bør du styrke lagfølelsen? Eller kanskje alt det nevnte og litt til?

2. Start med et spørsmål

Dersom du ikke helt vet hvor du skal begynne, er det en god idé å gjøre en intern undersøkelse. Da får du en gratis mulighet til forhåndsannonsere og skape nysgjerrighet. Samtidig finner du ut om det finnes en intern interesse, og hva folk vil lese om, gjøre og diskutere.

Trenger vi å nevne hvor viktig det er at den interne kommunikasjonen, akkurat som den eksterne, må være forankret i selskapets sjel og grafiske profil?

3. Forskjellen mellom kunder og ansatte

At det er ansatte og ikke kunder du skal kommunisere med, betyr ikke at kravene senkes. Du må legge like mye tid i tekst og utforming. Det handler selvsagt ikke like mye å om å selge, men det å bygge tillitt og entusiasme er alltid en faktor.

En klar fordel – som ikke alltid er mulig å utnytte i kundekommunikasjonen – er muligheten for å bruke ”vi”. Det er en avveining du og din organisasjon må gjøre selv. Men ved å benytte deg av både direkte tale og vi-hentydninger har du gode muligheter for å bygge lojalitet og lagånd.

Jaha, å bygge lojalitet og lagånd gjennom teksten… Men hva skal teksten handle om? Og hva skal den være en del av? Du kan selvsagt jobbe med internkommunikasjon kun gjennom artikler. Men hvorfor stoppe der når det finnes så mange muligheter? Den neste biten handler om kreativitet og å skape stabile konsepter for digital kommunikasjon.

4. Vær kreativ – tenk levende og dynamisk

Selvsagt kan du nøye deg med å sende ut identiske nyhetsbrev til alle ansatte en gang i kvartalet. Kanskje er det den rette metoden for din organisasjon? Kanskje har du knyttet et innovativt og brukbart konsept til det hele? Du kan gjøre mye riktig, men dessverre kan du også gjøre mye feil. Her kommer vi imidlertid bare til å snakke om muligheter.

4b. Lag en helautomatisk velkomstseremoni for dine nyansatte
Vi vet alle hvordan det er å være nyansatt – med mange nye inntrykk og mye å tenke over. Kanskje får du en introduksjon, kanskje ikke. Uansett, de fleste av oss står der med en masse spørsmål. Hadde det ikke vært fint å gi den nyansatte en digital velkomst og start? En service som kan ta litt tid å produsere, men som betaler seg i tryggere og mindre informasjonstrengende ansatte?

Alle nyansatte får for eksempel en e-postadresse, og på et forutbestemt tidspunkt får han en innsjekkings-e-post tilsendt fra arbeidsgiveren. E-posten inneholder en kort velkomsthilsen og en oppfordring om å ”sjekke inn” på selskapets digitale internkommunikasjon.
Innsjekkingen kan du sammenligne med påmeldingstrinnet ved ekstern kommunikasjon. Enten ber du den nyansatte om å klikke på en lenke, eller så ber du ham fylle inn demografiske data.

Når du har avklart det første trinnet, er mulighetene uendelige. Kanskje er neste trinn en interaktiv velkomst-e-post som fungerer som en F.A.Q (ofte stilte spørsmål) eller en hurtiginnføring. Avhengig av de nyansattes aktivitet i velkomst-e-posten, kan du velge å legge til rette for automatiske utsendelser – dersom den ansatte ikke har lest noe som helst eller kanskje har vist ekstra interesse for et emne. Ikke glem at du til og med kan koble på evalueringer som du sender ut etter en viss ansettelsestid.

Du kan selvfølgelig gjøre mye, mye mer. Dynamiske e-poster som inneholder alle passord den ansatte trenger. Kopi av ansettelseskontrakten. Informasjon om arbeidstider. Aktiviteter etter arbeidstid. Kontaktpersoner med mer.

4c. La de ansattes stemme bli hørt
Et verdifullt aspekt ved e-post er jo at den åpner opp for og forenkler samarbeid. Samtidig er den dirkete – både i øyeblikket du sender og når det gjelder tilbakemelding (statistikk). Ønsker du å skape deltagelse og nærhet? Da kan kartlegginger være nyttige i din interne kommunikasjon.

Undersøk hva de ansatte har meninger om vedrørende organisasjonen. Inviter dem til å delta i å forme fremtiden. Det kan du gjøre gjennom ulike typer undersøkelser. Husk at du bør gi innsyn i resultatene av undersøkelsene. Gjennom å formidle hva de ansatte mener til de ansatte selv, styrker du organisasjonens demokratiske komponent. For å få mest mulig sannferdige svar, kan responsen på undersøkelsene avgis anonymt. Du må selvsagt være tydelig på hva som gjelder.

De ansattes stemme gis ikke bare en tydelig verdi, det er også en mulighet for at denne metoden skaper mer nærhet og identifisering mellom ulike avdelinger/kontorer/land.

4d. Inviter flere til å delta i å lage nyhetsbrevene
Har du mye å gjøre? Ser du potensialet i å hyppigere benytte e-post i den interne kommunikasjonen, men føler at tiden ikke strekker til? Begynn å ”crowdsource” og invitere til deltagelse.

Det finnes alltid ansatte som liker å mene/skrive/skape, selv om det ikke tilhører deres ordinære arbeidsoppgaver. Finn disse menneskene og tilby dem samarbeid. Om deler av staben bidrar som skribenter og administratorer, letter det din arbeidsbyrde og skaper deltagelse. Andre løsninger kan være å invitere partnere og leverandører til å gjøre seg hørt. Og kanskje benytte frilansere?

4e. Gi din digitale kommunikasjon forgreininger i den analoge verdenen
Kartlegginger kan være én måte å engasjere og skape samhold. Men det finnes mange flere. Du kan se på e-posten som et startskudd for andre interne kommunikasjonsaktiviteter. Alt trenger ikke gjøres digitalt, men initiativet og oppfølgingen kan med fordel bli lagt frem på e-post.

Eksempel: Sitt på hovedkontoret og lag invitasjoner til produktutviklingsmøter på alle kontorene i utlandet. Se hvor mange som sjekker inn fra de respektive kontorene. Be deltagerne eller prosjektlederne evaluere produktmøtene ved hjelp av en kjapp spørreundersøkelse. Resultatet får du for hånden sekunder etter at knappene er blitt trykket på. Total digital ledelse – tidsbesparende og tydelig.

Mye vil ha mer

Var det mye på en gang? Vekket vi nye tanker og spørsmål? Det viktige er at du husker at alt ikke må, kan eller bør gjøres samtidig. Hvilke tiltak som er passende beror på organisasjonsform, størrelse, bransje og geografi med mer.

Det vi imidlertid håper, er at vi har gitt deg inspirasjon og vist deg nyttige muligheter for e-post i intern kommunikasjon.

Og husk: Varemerkebygging og markedsføring er ikke bare en ekstern øvelse. Den kan også være intern.